Zaman Yönetiminde 5 Muhteşem Teknik

Yaşantımızın her aşamasında üzerimize yüklenen sosyal roller ve bu rollerin beraberinde getirdiği sorumluluklarla karşı karşıya kalırız. Yapılacak bir sürü iş, yapacak ise çok az zamanımızın olduğunu sık sık düşünürüz.  Çoğu zaman işimizin vaktimizden çok olduğunu düşünür serzenişlerde bulunuruz. Ama gençler dost acı söyler; sizce gerçekten bu kadar yoğun muyuz yoksa zamanı kullanmayı, daha doğru bir tabirle zamanı yönetmeyi mi bilmiyoruz? Bence ikincisi, o yüzden gelin bu konuyu biraz irdeleyelim.

“Zaman en çok sevdiğimiz ama en kötü kullandığımız şeydir” der İngiliz filozof William Penn.  Hakikaten de siz de bazı günler başınızı kaşıyacak vakti bulamazken, bazı günler zamanın bir an önce geçmesini istediğiniz halde yapacak iş bulamayıp sıkıntıdan patlayanlardan mısınız? Halbuki başarılı insanların hayatlarına bakıldığında bu kadar uç durumlar gözlenmez. Onların günleri şekil itibariyle birbirine çok benzer. Çünkü belli bir planla yönetirler zamanlarını. Girişimci Mary Kay, başarı ile başarısızlığın arasındaki farkın 24 saati nasıl kullanıldığı olduğunu söyler. O zaman diyebiliriz ki; başarı için birinci koşul zamanı etkili kullanmak.

Önce zamanı etkili kullanmamızda önümüze çıkan birkaç engellerden bahsedip sonrasında da etkili zaman yönetimi için kullanılabilecek harika yöntemleri sizinle paylaşacağımJ

Zaman Yönetimi Engelleri

  • Hayır diyememek: Zaman yönetimi yaparken bazen insanlara hayır dememiz gerekebilir ve gerekecektir. İnsanların bazı taleplerine hayır demek onlara değer vermediğimiz anlamına gelmez. Aksine birbirine saygılı yetişkin bireyler bunun herhangi bir sevgisizlik göstergesi olmadığını bilir ve gerekçeler açıklandığı zaman bunu anlayışla karşılar.
  • Erteleme: Bir iş sizin için önemliyse ve siz o işin peşinden gitmiyorsanız erteliyorsunuz demektir. Bu günlük plan akışınızı bozacağı gibi biriktiği zamanlarda tüm enerjimizi yiyip bitirecektir. Buna karşılık gerçekçi, uygulanabilir ve esnek listeler oluşturmak ve o günü sadece onlara ayırmak, yapılacak yığınla işle karşılaşmaktan doğacak karasızlık ve karamsarlıktan kurtaracak; omuzunuzdaki yükü hafifletecektir 😉
  • Mükemmelliyetçilik: Her şey en güzel olmayabilir, işler her zaman yolunda gitmeyebilir. Bu dünyanın sonu değildir güzel insan. Aksaklıkların oluşma ihtimaline karşı esnek bir zaman planı yapmak, yaşayabileceğimiz hayal kırıklığını engeller. Sonuçta zaman yönetiminde de “mükemmel” bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe sahip olmak, kısa bir süre sonra düş kırıklığı yaşamak ve vazgeçmekle eşanlamlıdır.
  • İşleri Hafife Almak
  • Kendine Aşırı Güvenme

Gibi gibi birçok sebep türetilebilir ama ben bu kadarla yetinip hemen yöntemlere geçmek istiyorum.

Hazır mıyıııııızzzzzz??????

Eisenhower Matrisi

Burada temel alınan şey işin önem ve aciliyeti. Yani işlerimizin hangisinin öncelikli olacağı ve hangisine daha çok vakit ayırmamız gerektiğine kara vermemiz için geliştirilmiş bir teknik. Bir A4 kağıdını 4’e bölüyoruz ve aşağıdaki gibi iş listesi hazırlıyoruz. Eisenhower Matrisi ile yapmayı düşündüğümüz işleri 4 kategoriye ayırıyoruz:

  1. Acil – Önemli:Öncelik sıramızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Bu işleri hemen yapmalıyız.
  2. Acil Değil – Önemli:Geleceğinizde gerçek fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge.
  3. Önemli Değil -Acil:bunlar bizim için faydasız işlerdir. Bunları başkasına devretmek faydalı olacaktır.
  4. Önemli Değil-Acil Değil:Yapsanız iyi olur ama yapmasanız da hayatınızda çok şey farkettirmeyecek işler. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri direkt elimine de edebilirsiniz.

Eisenhower Matrisi

Parçalara Böl

Uzun süre çalışmamız gerekiyorsa ve buna alışkın değilsek bir süre çalışıp pes etme ihtimalimiz epeyce yüksek. Bunu yerine parçalara bölerek çalışmak hedefe ulaşmamızı kolaylaştırır. Mesela 3 saatlik bir işiniz var ve siz uzun süre aynı durumda kalamayan ya da buna alışık olmayan birisiniz. Bu durumda tek oturuşta 3 saatlik işi bitirmek gibi ütopik bir plan yerine daha makul zaman dilimlerine yaymak faydalı olacaktır. Mesela birer saatlik oturumlar yapmak daha gerçekçi ve uygulanabilir bir yöntemdir. Hedefi gerçekliğini kaybetmeyecek şekilde parçalara bölmek zamanı ve işi daha yönetilebilir hale getirecektir.

En Önemli 6 İş

Bu da oldukça kolay ve etkili bir teknik olarak yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Yapmamız gereken tek şey bir not defterine o gün yapılacak 6 önemli işi yazmak ve yatağımızın baş ucuna koymak. Böylelikle uyanır uyanmaz o gün yapacağınız 6 maddeyi görüyoruz. Bu küçük plan o günümüzü düzene sokuyor. Bunun gibi günlük, haftalık ve aylık planlar yapmak zamanı nasıl kullanacağımız konusunda bize rehberlik eder.

Ancak bu planlar kaskatı ders ve yoğun bir çalışmadan ibaret olursa uygulama süresi de çok kısa olacaktır. İyi bir plan potansiyeli ve kişiliği dikkate alan esnek, gerçekçi ve ödüllendirici olmalıdır. Yani sosyal etkinlikler de o planda yerini almalı. 🙂

Tek Mi, Çift Mi?

Bu benim son zamanlarda uygulamaya çalıştığım ve gerçekten etkili olduğuna tanık olduğum bir yöntem.  Bu tekniğin fikir babası çoğumuzun tanıdığı, YouTuber Barış Özcan.

Yöntemin mantığı oldukça basit yapmamız gereken önemli bir iş var diyelim, hemen saate bakıyoruz. Varsayalım ki saat 10.00( çift sayı), hemen yapmakta olduğumuz az önemli ya da önemsiz işi bırakıyor ve en önemli işimizi yapmaya başlıyoruz. Ta kiiiiii tek sayılı saate gelene kadar yani 11.00’a kadar. Tek sayılı saatte de diğer işlerimizi yapıyoruz. Sonra çift sayıda yine en önemli…. Ve böyle bir döngü oluşturuyoruz.

Kendi gün akışınıza göre bu tek ve çiftlerin yerini değiştirebilirsiniz. Ben denedim faydasını gördüm, tavsiye ederim. 🙂

Pomodora Tekniği

POMODORA TEKNİĞİ

Son tekniğimiz yine oldukça basit. 25 dakikalık bir çalışma ardından 5 dakika mola şeklinde işliyor ve buna 1 Pomodora deniliyor. Arka arkaya toplam 4 pomodora tamamlandığında ise (yani 2 saatin sonunda) yarım saatlik uzun bir mola veriliyor.

Bu kısa çalışma seanslarında dikkati dağıtacak tüm etmenleri uzaklaştırmak, sadece yapılan işe odaklanmak ve 5 dakikalık molalarda yarım kalacak işlerle ilgilenmek yerine kısa vadeli dinlendirici şeyler yapmak (çay kahve almak, müzik vb.) maksimum verimi sağlamada yardımcı olacaktır.

İyi çalışmalar Genç Cevherler. 🙂

HACER BADEM

Odaklanma Problemleri ve Teknoloji Bağımlılığı hakkındaki yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.

KAYNAKLAR

Barış ÖZCAN

Beyhan BUDAK

Bilkent Üniversitesi

 

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu girin!
Lütfen adınızı buraya girin